Jak się przygotować do analizy przedwdrożeniowej?

Publikacja ta  jest kontynuacją artykułu o znaczeniu fazy analizy przedwdrożeniowej w projekcie wdrożenia systemu CDN XL.

Ta część to przede wszystkim wskazówki sugerujące klientowi jak najlepiej przygotować się do przeprowadzanych w jego firmie prac analitycznych.

Właściwe przygotowanie do analizy przedwdrożeniowej

Analiza przedwdrożeniowa - jako kluczowa faza projektu wymaga właściwego podejścia zarówno ze strony wykonawcy, jak i klienta. Artykuł poprzedni, poprzez wykazanie celów analizy definiuje ogólne obszary prac analitycznych.
W dalszej części zostaną wymienione sugestie, które powinny pozwolić klientowi na właściwe przygotowanie się do prac analitycznych.

Wydelegowanie właściwych osób do rozmów.
Z naszego doświadczenia wynika, że bardzo często ze strony klienta do rozmów z konsultantami delegowani są pracownicy, którzy nie mają pełnej wiedzy na temat procesów zachodzących w firmie. Osoby te dzielą się co prawda całą swoją wiedzą na temat omawianych elementów systemu, jednak w ujęciu modelu pracy całej firmy okazuje się, że jest to wiedza częściowa. Osoba wydelegowana do omawiania wybranej dziedziny powinna znać doskonale specyfikę firmy (lub wybranego działu, którego jest przedstawicielem) i obowiązujące procedury.

Zdarza się również tak, że przedstawicielem klienta spotykającym się z konsultantami jest pracownik szczebla kierowniczego, który opracował samodzielnie model zmian w firmie. Osoba ta jako jedyny przedstawiciel klienta przekazuje wymagania i jednocześnie akceptuje proponowane zmiany – jest to dość ryzykowne podejście do tematu analizy i przygotowań do projektu.
Jeśli nowy model pracy zostanie przygotowany w sposób autorytarny, bez konsultacji z innymi działami lub pojedynczymi pracownikami może to doprowadzić do sytuacji, gdzie wdrożone i przekazane użytkownikom rozwiązanie nie znajdzie ich akceptacji.
Opisana sytuacja zdarza się dość często, generując jednocześnie sytuacje kryzysowe, ponieważ rozwiązanie zostało wykonane wg zaakceptowanej specyfikacji, a okazuje się, że nie spełnia oczekiwań firmy. Przemodelowanie rozwiązania wymaga przesunięć w harmonogramie, wiąże się z dodatkowymi kosztami na które nie chce się zgodzić żadna ze stron. Sytuacje takie generują  konieczność spotkań, negocjacji, dodatkowych ustaleń finansowych.

Opracowanie spójnej wersji potrzeb.
Wstęp do tego zagadnienia został już zawarty w punkcie poprzednim. Opisane sytuacje są jak najbardziej możliwe do wyeliminowania przy założeniu, że przekazywane na etapie prac analitycznych informacje i wymagania zyskały aprobatę firmy lub konkretnego działu.
Bardzo dobrą praktyką są spotkania wewnętrzne w firmie klienta, mające na celu budowanie wspólnej świadomości i kreowanie jednego stanowiska w ramach określonych obszarów funkcjonalnych (całej firmy lub działu). Może się bowiem zdarzyć, że propozycja usprawniająca pracę jednej jednostki (działu) przyczyni się do paraliżu w innej jednostce firmy.

Przygotowanie wzorów dokumentów i opisu procesów.
Bardzo pomocne na etapie budowania wymagań dla nowego systemu jest przygotowanie na spotkania z konsultantami materiałów zawierających opis istniejących procedur i obiegu dokumentów w poszczególnych działach i między nimi. Niestety z praktyka wykazuje, że tego typu informacje rzadko mają formę pisemną – najczęściej przekazywane są one wewnątrz firmy w formie ustnej i w takiej samej formie przekazywane są konsultantom. W sytuacji gdy istnieją takie dokumenty – udostępnienie jest jak najbardziej wskazane.
Drugim tematem są tutaj wzory istniejących (lub wymaganych) wydruków i raportów, które powinny zostać odzwierciedlone w nowym systemie. Posiadanie lub przygotowanie takich wzorców jest pożądane ze względu na możliwość określenie z duża precyzją zakresu prac – czasu i kosztów realizacji. 

Podsumowanie

Na koniec tych rozważań należy podkreślić, że wartość merytoryczna dokumentu analizy przedwdrożeniowej jest wprost zależna od zaangażowania i podejścia Klienta, a w szczególności pracowników z którymi prowadzone są wywiady.
Dokument analizy z założenia powinien zawierać kompletne informacje na temat zakresu i złożoności wszystkich prac w projekcie. Prowadzenie rozmów, dokumentowanie i  łączenie wielu informacji  w spójną całość to zadanie konsultanta, jednak to na Kliencie spoczywa odpowiedzialność za przekazanie wszystkich niezbędnych dla realizacji projektu danych.
Należy również pamiętać o tym, że oprócz samego etapu definiowania potrzeb bardzo istotny jest etap ich weryfikacji. Kluczowe osoby w firmie, zarówno biorące jak i nie biorące udziału w pracach analitycznych, jeżeli mają być odbiorcami rozwiązań - powinny zaopiniować i zaakceptować finalne ustalenia zawarte w dokumencie. Akceptacja powinna dotyczyć nie tylko własnych dziedzin (działów, jednostek) ale również tych, które są powiązane obiegiem dokumentów lub innymi zależnościami.

Stworzenie idealnego dokumentu analizy, uwzględniającego każdą drobną pracę w projekcie jest zadaniem niemożliwym do wykonania. Nie oznacza to jednak, że należy poprzestać na ogólnym formułowaniu wymagań – im większa szczegółowość i precyzja  opisu tym lepszych efektów należy oczekiwać w fazie realizacji projektu.

[JP]