Zakres personalizacji systemu CDN XL pozwala na swobodne dostosowywanie systemu do indywidualnych potrzeb firmy. Gdy mowa o personalizacji systemu, termin ten należy rozumieć nie tylko jako właściwą konfigurację podstawowych parametrów w zakresie istniejących rozwiązań. Pojęcie to dotyczy również dodania zupełnie nowych elementów oraz funkcjonalności, które są znamienne dla rodzaju działalności firmy lub wynikają z wypracowanych wewnętrznych procedur lub obiegu dokumentów.
Właściwie przeprowadzona personalizacja wymaga szczegółowego poznania potrzeb każdego z działów firmy, obszarów jej funkcjonowania oraz potrzeb użytkowników, dla których system stanowić będzie codzienne narzędzie pracy.

Ogólnie przyjętym standardem, który znajduje zastosowanie podczas wdrożeń systemów informatycznych jest realizacja projektu wg następujących etapów:

1. Analizowanie potrzeb i wymagań,
2. Budowanie koncepcji (wizji rozwiązań) dla systemu,
3. Stworzenie (implementacja) rozwiązań,
4. Wdrożenie opracowanych rozwiązań.

Jakkolwiek by nie definiować faz projektu – zarówno w przytoczonym wyżej scenariuszu prac, jak i w każdym innym, kluczowe znaczenie ma analiza przedwdrożeniowa. Jest to pierwszy etap prac, w którym konsultanci wykonawcy spotykają się z pracownikami - przedstawicielami klienta i ustalają wymagania dla nowego systemu.

Kompetentne przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej dla systemu klasy ERP jest procesem złożonym – wymaga zapoznania się ze strukturą organizacyjną Firmy, istniejącymi powiązaniami pomiędzy jej działami, przepływem informacji oraz obiegiem dokumentów. Oprócz poznania istniejących i funkcjonujących już procesów bardzo istotne jest poznanie sugestii zmian, a także nowych wymagań dla nowo wdrażanego systemu CDN XL. Analizie podlegają również sfery infrastruktury systemowej i sprzętowej.

Efektem finalnym prac analitycznych jest obszerny dokument „analizy przedwdrożeniowej”, zwany również niekiedy „specyfikacją potrzeb” lub „analizą funkcjonalną”, który w końcowym toku prac analitycznych jest komentowany, opiniowany i uzupełniany naprzemiennie przez klienta i wykonawcę - do pełnej akceptacji jego treści.

Powstanie zaakceptowanego dokumentu analizy przedwdrożeniowej to zyskanie obustronnej świadomości, że wszystkie założenia, wymagania i potrzeby zostały określone i udokumentowane. Klient zyskuje pewność, że to czego oczekuje od nowego systemu zostało ujęte w projekcie, wykonawca poznaje szczegółowy zakres projektu, co umożliwia zbudowanie harmonogramu prac oraz zdefiniowanie kosztorysu projektu.
Zamknięcie fazy analizowania i definiowania potrzeb pozwala przejść do dalszych prac – projektowania, tworzenia i wdrażania oczekiwanych przez Klienta rozwiązań.

Cele analizy przedwdrożeniowej

Punkt wcześniejszy stanowił wprowadzenie do zagadnienia istotności analizy przedwdrożeniowej w projekcie wdrożenia systemu informatycznego CDN XL. Poniżej zostaną wymienione i omówione cząstkowe cele analizy przedwdrożeniowej - rozumianej zarówno jako prace analityczne prowadzone u klienta, jak i efekt finalny czyli dokument opisujący wszelkie wymagania i ustalenia.

Analiza jako dokumentacja sytuacji zastanej:
Do podstawowych prac analitycznych w tym zakresie należy ustalenie obszarów funkcjonalnych podlegających wdrożeniu. Celem tego działania jest określenie potrzeb klienta jako pewnych ram projektu (uszczegóławianych w dalszym toku prac analitycznych), jak również zapotrzebowania firmy na moduły funkcjonalne CDN XL oraz konkretną liczbę licencji.
Jeśli mowa o obszarach funkcjonalnych to należy wymienić również te dziedziny działalności firmy, które nie zostaną pokryte przez standardowe czy nawet rozszerzone (zmodyfikowane) moduły systemu CDN XL. Zapewnienie właściwej obsługi w takim zakresie może wymagać stworzenia dodatkowych modułów autorskich  lub zapewnienia integracji z innymi systemami już funkcjonującymi u Klienta. Jeśli projekt wdrożenia systemu CDN XL ma również obejmować te obszary – podlegają one analizie.

Analiza sytuacji zastanej odnosi się również do rozpoznania struktury organizacyjnej firmy, wzajemnych relacji i kompetencji komórek. Informacje te okażą się bardzo pomocne przy odwzorowywaniu struktury firmy w systemie CDN XL, definiowaniu ról, uprawnień oraz zakazów dla poszczególnych działów lub pojedynczych użytkowników.

Bardzo ważny w dokumencie analizy jest opis istniejących procesów biznesowych i wymagań podstawowych - niezależnie od tego, czy obowiązujący model pracy zostanie zachowany i odwzorowany w nowym systemie czy będzie modyfikowany. Opis taki dostarcza informacji o  powiązaniach między działami, istniejącym sposobie opisu dokumentów, nadrzędnych wymogach lub ograniczeniach.

Analiza jako dokumentacja planowanych zmian:
Podczas prac analitycznych prowadzonych z pracownikami świadomymi wykonywanego zakresu czynności bardzo często pojawiają się nowe potrzeby i wymagania dla systemu CDN XL.
Potrzeby takie pojawiają się najczęściej w wyniku porównania potrzeb pracowników z funkcjonalnościami systemu obecnie funkcjonującego. Określone rozwiązania pożądane przez pracowników mogą być niedostępne w stosowanym aktualnie systemie, natomiast są to na tyle priorytetowe kwestie, że wdrożenie nowego systemu powinno uwzględniać rozbudowę funkcjonalności.
Oczekiwania takie mogą być także konsekwencją szybkiego rozwoju i potrzeb firmy, za którymi aktualny system funkcjonalnie już nie nadąża.

Osoby z którymi prowadzone są rozmowy często zgłaszają propozycje modyfikacji. Sugerowane zmiany mogą mieć na celu poprawę obiegu informacji, sposobu ewidencji danych w systemie, lepsze dostosowanie systemu do realiów określonej branży itd.
Tego typu spostrzeżenia zdecydowanie wymagają tego, aby znaleźć się wewnątrz dokumentu analizy. Często są to bowiem bardzo istotne uwagi zgłaszane przez pracowników z dużym doświadczeniem, którzy dostrzegają braki w aktualnym systemie lub obowiązującym modelu pracy.
Oczywiście z drugiej strony istnieje ryzyko, że apetyt na dodatkowe funkcjonalności zostanie tak bardzo rozbudzony, że w celu utrzymania projektu w ramach przewidywanego budżetu wymagane będzie ograniczenie zakresu prac i przesuniecie części z nich na czas późniejszy, poza projektem wdrożenia systemu CDN XL.

Analiza jako ocena innych okoliczności wdrożenia:
Przed rozpoczęciem wdrożenia systemu CDN XL konieczne jest rozpoznanie dodatkowych okoliczności mających wpływ na skalę i zakres prac w projekcie. Pierwszym takim elementem jest migracja danych z istniejącego systemu (lub systemów). Ważne jest tutaj zdiagnozowanie sytuacji – jakie systemy są wykorzystywane przez klienta, jaki jest zakres danych (rodzaj i ilość) który wymagać będzie importu, a jaki swobodnie można wprowadzić w nowym systemie ręcznie.
Ponieważ zakres prac związany z migracją danych jest indywidualny dla każdego projektu wdrożeniowego, zdecydowanie obowiązkowo należy rozpoznać te kwestie. Jest to ważne zarówno dla harmonogramu projektu, jak i kalkulacji kosztów tej części projektu.

Kolejny element brany pod uwagę podczas analizy przedwdrożeniowej to posiadany przez klienta sprzęt i oprogramowanie. Konieczna jest tutaj diagnoza sytuacji zastanej – na tej podstawie definiowane są niezbędne zmiany, które powinny (lub bezwzględnie muszą) być wprowadzone wraz z wdrożeniem systemu CDN XL.
Będąc przy kwestiach sprzętowo-programowych należy zaakcentować również kwestie połączeń zdalnych i pracy rozproszonej. Często wymagany jest (zwłaszcza dla firm oddziałowych) dostęp do bazy danych CDN XL spoza siedziby firmy – tego typu uwarunkowania wymagają oceny realnych możliwości dostępu oraz propozycji ewentualnych zmian.

Ostatnią kwestią jaką należałoby tutaj wymienić to rozpoznanie obszarów dotyczących współpracy systemu CDN XL z innymi systemami - już funkcjonującymi u Klienta (finansowymi, bankowymi, magazyny wysokiego składowania itp.). Oczywiście ma to znaczenie wówczas, gdy planowana jest integracja tych systemów z CDN XL w ramach projektu.

Analiza jako dokument wizji:
Dokumentu  analizy przedwdrożeniowej tworzony przez konsultantów Wykonawcy nie należy traktować jako dokumentacji (w pełnym tego słowa znaczeniu) rozwiązań, które będą wdrażane w ramach projektu.
Takie dokumentacje powstają dopiero w końcowym etapie projektu. Dokument analizy zawiera natomiast wizję obrazującą sposób realizacji kluczowych funkcjonalności w systemie CDN XL (lub poza systemem).
 
Ta część dokumentu analizy jest tworzona przez konsultantów Wykonawcy na podstawie ich wiedzy i doświadczenia. Wynikiem finalnym jest zaproponowanie w dokumencie zarysu rozwiązań odpowiadających wymaganiom Klienta. Takie wizje tworzy się aby opisać np. sposób odzwierciedlenia informacji w systemie CDN XL lub proponowany model obiegu dokumentów. Wizje i koncepcje rozwiazań szczególnie zyskują na znaczeniu gdy w projekcie realizowane są nowe funkcjonalności, które jeszcze nie mają skrystalizowanej formy. Opracowanie wizji rozwiązań pozwala na lepsze zrozumienie i efektywną wymianę informacji między klientem i wykonawcą oraz opisanie poglądowego sposobu realizacji dla konkretnych funkcjonalności.

Analiza jako kluczowy dokument projektu:
Prace analityczne przeprowadzone przy pełnym zaangażowaniu klienta i wykonawcy gwarantują powstanie finalnego dokumentu analizy, który pozwala na opracowanie:

Zestawienia wszystkich prac w projekcie,
Harmonogramu prac,
Kosztorysu.

Tym samym dokument analizy przedwdrożeniowej staje się elementem, na którym zostają oparte budżet i harmonogram projektu. W tym miejscu należy jednak zaznaczyć, że osiągnięcie idealnego dokumentu analizy, obejmującego swym zakresem wszystkie wymagania i składowe projektu jest bardzo trudne.
Z  naszej praktyki wynika, że często występują sytuacje takie, gdzie nie wszystkie potrzeby zostały wyartykułowane lub zostały przedstawione w niewłaściwym świetle -  wiele rozwiązań wymagało bardziej zaawansowanych prac niż było to pierwotnie zakładane. Tego typu sytuacje pociągają za sobą zmiany w zakresie prac, a tym samym przyczyniają się do zmian przyjętych harmonogramów i kosztorysów.

Czytaj dalej o tym jak najlepiej przygotować się
do analizy przedwdrożeniowej

[JP]